Pièces justificatives dossier locataire : liste et documents interdits

Guide pratique 2026 — Publié le 21 octobre 2026.

Les pièces justificatives du dossier locataire sont les documents qu'un propriétaire peut exiger d'un candidat à la location, et de sa caution, avant la signature du bail. Leur liste est limitative : elle figure dans le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, et un document qui n'y apparaît pas ne peut pas être réclamé.

La règle vaut pour toute location, vide ou meublée, qui constitue la résidence principale du locataire : l'article 25-3 de la loi du 6 juillet 1989 rend l'article 22-2 applicable aux meublés. Le décret écarte en revanche les demandes de logement social. Si l'impayé survient malgré tout, les étapes sont décrites dans notre guide loyer impayé : que faire.

L'essentiel à retenir

• Une liste fermée : identité, domicile (une seule pièce), activité professionnelle et ressources pour le candidat ; une liste distincte pour la caution.
• Tout le reste est interdit : relevé de compte ou contrat de mariage (exemples cités par service-public.gouv.fr) et, plus largement, toute pièce absente de la liste, comme un extrait de casier judiciaire ou un dossier médical.
• L'amende administrative peut atteindre 3 000 € pour un bailleur personne physique et 15 000 € pour une personne morale.
• Des copies suffisent, rédigées ou traduites en français, montants convertis en euros ; vous pouvez demander à voir l'original.
• Assurance loyers impayés et caution ne se cumulent pas pour un bailleur particulier, sauf locataire étudiant ou apprenti.
• Les dossiers non retenus ne se gardent pas indéfiniment : la CNIL retient en principe trois mois pour les données de solvabilité.

Quelles pièces un propriétaire peut-il demander au candidat locataire ?

L'article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 renvoie à un décret en Conseil d'État la liste des pièces que le bailleur peut exiger du candidat ou de sa caution avant d'établir le bail. Ce décret, n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, a vu ses annexes modifiées par le décret n° 2022-1014, en vigueur depuis le 1er janvier 2023. Son annexe 1 classe les pièces du candidat en quatre catégories.

Pour un salarié, l'attestation de l'employeur indique aussi la date d'entrée en fonctions envisagée et, le cas échéant, la durée de la période d'essai. Pour des revenus imposés à l'étranger, le décret admet l'équivalent étranger de l'avis d'imposition.

Quelles pièces pouvez-vous demander à la caution ?

L'annexe 2 du même décret fixe une liste distincte, un peu plus courte, pour la personne qui se porte caution.

• Caution personne physique : une pièce d'identité avec photographie (carte nationale d'identité, passeport ou permis de conduire) ; une seule pièce de domicile parmi la dernière quittance de loyer, une facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de trois mois, une attestation d'assurance logement de moins de trois mois, ou le dernier avis de taxe foncière (à défaut, le titre de propriété de la résidence principale) ; des justificatifs d'activité professionnelle et de ressources, comme le dernier avis d'imposition ou les trois derniers bulletins de salaire.
• Caution personne morale : deux pièces, à savoir un extrait K bis original de moins de trois mois (ou les statuts, ou une pièce équivalente prouvant son existence légale) et un justificatif d'identité de son représentant.
• Garantie Visale : le candidat vous remet le visa délivré par Action Logement, qui atteste la garantie, selon service-public.gouv.fr.

Vous ne pouvez pas refuser une caution au motif qu'elle n'a pas la nationalité française (article 22-1 de la loi de 1989). Visale obéit à ses propres règles, dont l'interdiction de toute autre garantie sur le même bail : voir notre article Visale côté propriétaire.

Quelles pièces sont interdites dans un dossier de location ?

Le principe est simple : tout ce qui n'est pas sur la liste est interdit. Service-public.gouv.fr le résume ainsi : le propriétaire « a interdiction d'en exiger d'autres ». Les sources officielles donnent des exemples :

• relevé de compte bancaire et contrat de mariage : la fiche « Discrimination à la location d'un logement » de service-public.gouv.fr les cite parmi les documents privés qu'il est impossible de réclamer ;
• extrait de casier judiciaire, photographie (hors celle de la pièce d'identité), dossier médical : aucune de ces pièces ne figure dans les annexes du décret en vigueur depuis le 1er janvier 2023, ce que l'ANIL rappelait déjà dans une réponse à jour au 12 novembre 2019 ;
• documents bancaires en général : le référentiel de la CNIL sur la gestion locative juge qu'aucune information supplémentaire de ce type n'est en principe pertinente ; il n'admet les coordonnées bancaires qu'une fois le locataire choisi.

Trois pratiques voisines sont aussi proscrites :

• imposer un parent comme cosignataire : l'article 22-2 interdit d'imposer la cosignature d'un ascendant ou d'un descendant du candidat ;
• demander de l'argent avant le bail : selon service-public.gouv.fr, aucune somme d'argent ne peut être réclamée par le propriétaire avant la signature du bail, par exemple pour réserver le logement (article 4 de la loi de 1989) ;
• sélectionner sur un critère discriminatoire : origine, sexe, situation de famille, grossesse, état de santé, handicap, âge… Le choix doit reposer sur des critères objectifs, comme la situation financière du candidat.

Quant à l'attestation d'assurance habitation, elle ne figure pas parmi les pièces du candidat : le locataire justifie de son assurance « lors de la remise des clés », puis chaque année à la demande du bailleur (article 7, g, de la loi de 1989).

Que risque un propriétaire qui réclame une pièce interdite ?

Deux régimes de sanction coexistent.

L'amende administrative de l'article 22-2. Elle est prononcée par le préfet du département, dans la limite de 3 000 € pour une personne physique et de 15 000 € pour une personne morale. Son montant est proportionné à la gravité des faits, et elle ne peut plus être prononcée plus d'un an après leur constatation. Le décret de 2015, complété en 2019, organise la procédure : le préfet notifie son intention au bailleur, qui dispose de deux mois pour présenter ses observations.

Les sanctions pénales de la discrimination. Refuser un candidat pour un motif interdit expose, selon service-public.gouv.fr, à trois ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende (articles 225-1 à 225-4 du Code pénal). Le candidat peut saisir le Défenseur des droits ou porter plainte.

Exemple illustratif. Un bailleur particulier demande à chacun des candidats à son T2 ses trois derniers relevés de compte « pour vérifier qu'il n'est pas à découvert ». Ces pièces ne figurent pas dans la liste : il s'expose à une amende administrative pouvant atteindre 3 000 €. S'il loue par une société, personne morale, le plafond passe à 15 000 €. Les mêmes informations s'obtiennent légalement avec l'avis d'imposition et les trois derniers bulletins de salaire.

Copies, originaux, DossierFacile : comment recevoir les pièces ?

Le décret n° 2015-1437 admet des copies. Elles doivent être rédigées ou traduites en français, et les montants doivent être convertis en euros. En contrepartie, « les documents originaux doivent pouvoir être présentés à la demande du bailleur » : vous pouvez demander à voir l'original, par exemple lors de la visite ou de la signature.

L'État propose aussi un téléservice, DossierFacile. Selon service-public.gouv.fr, le locataire peut y déposer les justificatifs autorisés et les faire parvenir au propriétaire. De son côté, le propriétaire peut se créer un compte « Dossier Facile (propriétaire) », qui sert à évaluer les dossiers des candidats et à inciter son futur locataire à utiliser ce téléservice.

Combien de temps conserver un dossier locataire, et que dit le RGPD ?

Un dossier de candidature contient des données personnelles. La CNIL a publié un référentiel relatif à la gestion locative (délibération n° 2021-057 du 6 mai 2021). Il s'adresse aux personnes qui louent à titre professionnel et n'a pas de valeur contraignante ; il précise toutefois que les particuliers sont eux aussi soumis à la réglementation sur la protection des données et peuvent en prendre connaissance ou se référer aux outils d'aide à la mise en conformité de la CNIL. Trois repères en ressortent :

1. la minimisation : le référentiel renvoie à la liste du décret de 2015 ; les pièces superflues devraient être supprimées ou renvoyées au candidat ;
2. la durée : pour les données collectées au stade de l'appréciation de la solvabilité, une conservation de trois mois en base active est « en principe adéquate » ;
3. les données bancaires : elles ne sont pas pertinentes au stade de la candidature, les coordonnées bancaires n'étant admises qu'une fois le locataire choisi.

En pratique, triez les dossiers dès que le bail est signé : conservez celui du locataire retenu avec le bail, et effacez ou rendez ceux des autres candidats dans les trois mois. Ne transmettez les pièces qu'aux personnes qui en ont besoin, par exemple votre assureur lorsque votre contrat le prévoit.

Colocation : faut-il un dossier par colocataire ?

Oui. Selon l'ANIL, la liste du décret s'applique à chacun des colocataires : chaque candidat fournit ses propres pièces d'identité, de domicile, d'activité et de ressources, dans les limites de l'annexe 1. Si chacun présente une caution, chaque caution fournit les pièces de l'annexe 2.

La colocation a une règle propre pour la caution. L'acte de cautionnement doit identifier, à peine de nullité, le colocataire pour lequel l'extinction de la solidarité met fin à l'engagement de la caution (article 8-1 de la loi de 1989). La solidarité du colocataire sortant et de sa caution prend fin à la date d'effet de son congé si un nouveau colocataire figure au bail ; à défaut, au plus tard six mois après cette date.

Exemple illustratif. Trois étudiants louent un T4 à 1 200 € charges comprises, chacun avec un parent comme caution. Le bailleur peut recevoir trois dossiers de candidat (annexe 1) et trois dossiers de caution (annexe 2), et rédige trois actes de cautionnement : chacun identifie le colocataire pour lequel l'extinction de la solidarité met fin à l'engagement de cette caution. Les locataires étant étudiants, un bailleur particulier peut demander ces cautions même s'il a souscrit une assurance loyers impayés (article 22-1).

Que regarde l'assureur dans le dossier d'une assurance loyers impayés ?

Selon l'ANIL, le locataire doit être solvable au moment de la souscription d'une assurance loyers impayés, et l'assureur peut demander, par l'intermédiaire du bailleur, des renseignements sur les revenus du locataire : bulletins de salaire, avis d'imposition, contrat de travail ou attestation de l'employeur. Ces pièces figurent toutes dans la liste du décret ; l'article 22-2 ne prévoit aucune exception pour les besoins d'un assureur, qui ne justifient donc pas une pièce hors liste.

Avec l'assurance des loyers impayés que nous proposons en ligne, les justificatifs se déposent à l'étape « Dossier locataire » et l'assureur partenaire étudie le dossier avant la signature. Indiquer un garant ne permet pas d'exiger une caution, sauf étudiant ou apprenti (article 22-1), et un locataire bénéficiant de Visale n'est pas assurable : voir Visale côté propriétaire. Pour votre responsabilité de propriétaire et les dommages au logement, voyez l'assurance propriétaire non occupant (PNO).

Check-list : un dossier de location conforme

• Je demande une pièce d'identité en cours de validité, avec photographie.
• Je demande un seul justificatif de domicile.
• Mes demandes d'activité et de ressources restent dans la liste du décret n° 2015-1437.
• Je ne demande ni relevé de compte, ni contrat de mariage, ni casier judiciaire, ni dossier médical, ni photo hors pièce d'identité.
• Je n'impose pas un parent comme cosignataire et je ne réclame aucune somme avant le bail.
• J'accepte des copies traduites en français et je vérifie les originaux si besoin.
• Si j'ai souscrit une assurance loyers impayés, je ne demande de caution que pour un étudiant ou un apprenti.
• En colocation, chaque acte de cautionnement identifie le colocataire concerné, comme l'exige l'article 8-1.
• J'efface ou je rends les dossiers non retenus dans les trois mois.

Avec Tutassûr

Courtier grossiste en assurance (ORIAS n°22001730, sous le contrôle de l'ACPR, siège à Échirolles), Tutassûr propose aux propriétaires bailleurs une assurance des loyers impayés souscrite en ligne, dont le parcours comprend une étape « Dossier locataire » étudiée par l'assureur partenaire avant la signature. Les garanties, plafonds et conditions applicables sont ceux du contrat. Pour une question : 04 65 84 25 34 ou gestion@tutassur.fr.

À lire aussi

• Garantie loyers impayés pour propriétaire bailleur : ce que couvre l'offre proposée et comment la souscrire.
• Loyer impayé : que faire, du premier retard au commandement de payer : les bons réflexes et la procédure.
• Garantie Visale côté propriétaire : conditions, plafonds et mise en jeu.
• Dépôt de garantie : montant maximum, restitution et retenues autorisées.
• Assurance bailleur particulier : PNO, GLI et dégradations : quelles assurances combiner selon votre patrimoine.

Sources

• Légifrance — Décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 (annexes 1 et 2, procédure d'amende) — JORFTEXT000031444493
• Légifrance — Article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (liste, cosignature, amende) — LEGIARTI000028806691
• Légifrance — Article 22-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (caution, non-cumul avec une assurance) — LEGIARTI000044073458
• Légifrance — Article 8-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (colocation et caution) — LEGIARTI000038834725
• Légifrance — Article 25-3 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (logements meublés) — LEGIARTI000042120923
• Légifrance — Article 7 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (assurance du locataire) — LEGIARTI000043977124
• Légifrance — Délibération CNIL n° 2021-057 du 6 mai 2021 portant adoption d'un référentiel relatif à la gestion locative — CNILTEXT000043538951
• Service-public.gouv.fr — Futur locataire d'un logement privé : justificatifs à donner au propriétaire (fiche F1169) — service-public.gouv.fr
• Service-public.gouv.fr — Discrimination à la location d'un logement (fiche F14750) — service-public.gouv.fr
• ANIL — Candidat locataire et sa caution : liste des pièces justificatives exigibles (analyse juridique n° 2015-33) — anil.org
• ANIL — Doit-on fournir un extrait de casier judiciaire dans le dossier de candidature pour une location ? (à jour au 12 novembre 2019) — anil.org
• ANIL — Caution et garanties (assurance loyers impayés) — anil.org
• Action Logement — Garantie Visale côté propriétaire (non-cumul) — actionlogement.fr

Informations à jour au 21 octobre 2026. Cet article est une information générale, il ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal personnalisé ; les garanties d'une assurance sont celles de son contrat.